1. คลิกเมนู "เอกสาร" ในแถบซ้าย แล้วกดปุ่ม "+ อัปโหลด" มุมขวาบน
2. ลากไฟล์จากเครื่องมาวางในกรอบสีน้ำเงิน หรือคลิกกรอบเพื่อเปิด File Picker — อัปโหลดได้ครั้งละหลายไฟล์พร้อมกัน
3. เลือก หมวดหมู่ (บังคับ) เพื่อจัดกลุ่มเอกสาร เช่น สัญญา, ใบสั่งซื้อ, นโยบาย
4. เลือก แผนก ที่เอกสารนี้สังกัด จะมีผลต่อว่าใครสามารถเห็นเอกสารนี้ได้บ้าง
5. เพิ่ม แท็ก เพื่อช่วยการค้นหา เช่น "2567", "สัญญาประจำปี", "กฎหมาย" (ไม่บังคับ)
6. กด "อัปโหลด" เพื่อส่งเอกสารเข้าระบบในสถานะ รออนุมัติ หรือ "บันทึกร่าง" เพื่อเก็บไว้ก่อน

เมื่ออัปโหลดสำเร็จ ระบบจะเริ่มกระบวนการ OCR (Optical Character Recognition) โดยอัตโนมัติในพื้นหลัง โดยไม่กระทบการใช้งานหน้าอื่น

กระบวนการ OCR จะ:

• สแกนและดึงข้อความจากทุกหน้าของ PDF รวมถึงเอกสารสแกน
• รองรับภาษาไทยและภาษาอังกฤษในเอกสารเดียวกัน
• เมื่อเสร็จ ผู้ใช้จะค้นหาด้วยเนื้อหาในเอกสารได้ทันที

หาก OCR ได้ผลไม่แม่นยำ (เช่น ลายมือ หรือคุณภาพภาพต่ำ) Admin สามารถแก้ไขผลลัพธ์ OCR ด้วยตนเองได้

หลังอัปโหลดสำเร็จ เอกสารจะแสดง Badge สถานะ OCR ที่คอลัมน์ "OCR" ในตารางเอกสาร ซึ่งอัปเดตแบบ Realtime โดยไม่ต้องรีโหลดหน้า:

1. ไปที่เอกสารที่ต้องการอัปเดต กดปุ่ม "อัปโหลดเวอร์ชันใหม่" หรือ "แก้ไข"
2. เลือกไฟล์ใหม่ที่ต้องการแทนที่ — ไม่จำเป็นต้องชื่อเดิม
3. ระบบจะสร้างเวอร์ชันใหม่โดยอัตโนมัติ เวอร์ชันเก่าถูกเก็บใน Archive
4. เวอร์ชันใหม่จะต้องผ่านการอนุมัติใหม่อีกครั้งก่อนเผยแพร่ และจะทริกเกอร์ OCR ใหม่ด้วย

ในหน้ารายละเอียดเอกสาร กดแท็บ "ประวัติเวอร์ชัน" เพื่อดูรายการทุกเวอร์ชันที่เคยอัปโหลด ข้อมูลที่แสดงต่อเวอร์ชัน:

1. คลิกเมนู "หมวดหมู่" ในแถบซ้าย
2. กดปุ่ม "+ เพิ่มหมวดหมู่" — ป๊อปอัพจะเปิดขึ้น
3. กรอก ชื่อหมวดหมู่ เช่น "สัญญาจ้าง", "ใบขออนุมัติ", "รายงานประจำปี"
4. เลือก สีไอคอน เพื่อแยกแยะหมวดหมู่ด้วยสายตาได้ง่าย
5. เลือก หมวดหมู่แม่ หากต้องการสร้างเป็นหมวดย่อย เช่น "สัญญา → สัญญาจ้าง"
6. กด "บันทึก" — หมวดหมู่ใหม่จะปรากฏในตัวเลือกตอนอัปโหลดทันที

กดไอคอน เพื่อลบหมวดหมู่ ระบบจะอนุญาตให้ลบได้เฉพาะเมื่อ ไม่มีเอกสารอยู่ในหมวดหมู่นั้น และไม่มีหมวดย่อยที่มีเอกสาร

หากยังมีเอกสาร ให้ย้ายเอกสารไปหมวดอื่นก่อน หรือลบเอกสารทิ้ง แล้วค่อยลบหมวดหมู่

Tags แตกต่างจากหมวดหมู่ตรงที่ เอกสารหนึ่งชิ้นมีได้หลาย Tags และ Tags ข้ามแผนกได้ ใช้เป็น Keyword เสริมเพื่อการค้นหา เช่น ปี งบประมาณ โครงการ หรือสถานะเฉพาะ

1. คลิกเมนู "รออนุมัติ" — ตัวเลขสีเหลืองในเมนูแสดงจำนวนที่รออยู่
2. กดไอคอน เพื่อ Preview เอกสารก่อนตัดสินใจ ตรวจสอบว่าเนื้อหาถูกต้องและอยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม
3. กดปุ่ม อนุมัติ — เอกสารจะเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว และ User ทุกคนในแผนกสามารถเห็นและดาวน์โหลดได้ทันที
4. หรือกดปุ่ม ปฏิเสธ — กรอกเหตุผลการปฏิเสธเพื่อแจ้งให้ผู้อัปโหลดทราบ เอกสารจะเป็น ปฏิเสธ

เมื่อกดปุ่ม ปฏิเสธ ระบบจะเปิด Modal ให้กรอก เหตุผลการปฏิเสธ ก่อนยืนยัน เหตุผลนี้จะ:

• แสดงในหน้ารายละเอียดเอกสาร ใต้สถานะ ปฏิเสธ
• ส่ง Notification ไปยังผู้อัปโหลดโดยอัตโนมัติ
• บันทึกใน Audit Log พร้อมชื่อ Manager และเวลาที่ปฏิเสธ

1. ในหน้า "รออนุมัติ" เลือกช่องสี่เหลี่ยมที่หัวตาราง เพื่อ เลือกทั้งหมด ในหน้านั้น
2. หรือเลือกทีละรายการโดยกดช่องสี่เหลี่ยมหน้าแต่ละแถว
3. เมื่อเลือกแล้ว ปุ่ม "อนุมัติที่เลือก" และ "ปฏิเสธที่เลือก" จะปรากฏด้านบนตาราง
4. กด "อนุมัติที่เลือก" — ระบบจะอนุมัติทุกรายการที่เลือกพร้อมกันทันที
5. กด "ปฏิเสธที่เลือก" — กรอกเหตุผลเดียวที่จะใช้กับทุกรายการที่เลือก

1. คลิกเมนู "แบบฟอร์ม" แล้วกดปุ่ม "+ สร้างแบบฟอร์ม"
2. กรอก ชื่อฟอร์ม และ คำอธิบาย เพื่อให้ผู้กรอกเข้าใจวัตถุประสงค์
3. เลือก แผนก หากต้องการจำกัดให้เฉพาะแผนกนั้น หรือ "Global" ให้ทุกแผนกใช้ได้
4. กดปุ่ม "+ เพิ่มฟิลด์" เพื่อเพิ่มช่องกรอก ประเภทฟิลด์ที่รองรับ:

1. ลากไอคอน เพื่อเรียงลำดับฟิลด์ใหม่
2. กำหนด ความกว้าง แต่ละฟิลด์: เต็มแถว (12 คอลัมน์) / ครึ่งแถว (6 คอลัมน์) / 1/3 แถว (4 คอลัมน์) เพื่อจัดเลย์เอาต์แบบหลายคอลัมน์
3. กด "บันทึก" เพื่อสร้างฟอร์ม

หลังบันทึกฟอร์ม กดปุ่ม "แชร์" เพื่อสร้างลิงก์และตั้งค่าสิทธิ์:

• สาธารณะ (Public)
  ใครก็กรอกได้เพียงแค่มีลิงก์ ไม่ต้อง Login เหมาะสำหรับแบบสอบถาม ลงทะเบียน หรือฟอร์มรับสมัคร
• ต้องรหัสผ่าน
  ต้องป้อนรหัสผ่านที่คุณตั้งก่อนเข้ากรอก เหมาะสำหรับฟอร์มภายในที่แชร์กับคนนอก
• ต้อง Login
  เฉพาะผู้ที่มีบัญชีในระบบและเข้าสู่ระบบแล้วเท่านั้น เหมาะสำหรับฟอร์มพนักงานภายใน

นอกจากนี้สามารถ ส่งลิงก์ทางอีเมล โดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลในช่อง แล้วกดปุ่มส่ง และสามารถ ยกเลิกลิงก์ ได้ตลอดเวลาด้วยปุ่ม "ยกเลิกลิงก์"

1. คลิกเมนู "แบบฟอร์ม" แล้วกดที่ชื่อฟอร์มที่ต้องการ
2. กดแท็บ "ผลตอบรับ" หรือไอคอน เพื่อดูรายการ Submission ทั้งหมด
3. แต่ละแถวจะแสดง: ชื่อผู้ส่ง / อีเมล / วันเวลาที่ส่ง / สถานะ
4. คลิกที่แถวเพื่อดูรายละเอียดทุกฟิลด์ที่กรอกมา
5. กดปุ่ม "ส่งออก Excel" เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดเป็นไฟล์ .xlsx

ในหน้าผลตอบรับ สามารถกรองเพื่อค้นหา Submission ที่ต้องการ:

• ช่วงวันที่กรองตามวันที่ส่ง เพื่อดูเฉพาะช่วงเวลาที่สนใจ
• ค้นหาชื่อพิมพ์ชื่อหรืออีเมลผู้ส่งเพื่อค้นหา Submission ของคนนั้น
• ส่งออก Excelดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดในช่วงที่กรองเป็น .xlsx โดยแต่ละฟิลด์ของฟอร์มจะเป็นคอลัมน์แยก

1. คลิกเมนู "รายงาน" ในแถบซ้าย
2. เลือก ช่วงวันที่ ที่ต้องการดู เช่น เดือนนี้ ไตรมาส หรือกำหนดเอง
3. กรองด้วย แผนก หรือ หมวดหมู่ เพื่อดูเฉพาะส่วนที่สนใจ
4. ดูกราฟ: จำนวนเอกสารตามสถานะ, แนวโน้มรายเดือน, สถิติดาวน์โหลดแยกตามผู้ใช้
5. กดปุ่ม "ส่งออก Excel" เพื่อดาวน์โหลด .xlsx สำหรับนำเสนอผู้บริหาร

1. คลิกแท็บ "ถังขยะ" ในหน้าเอกสาร หรือกดเมนู ในแถบซ้าย
2. เลือกเอกสารที่ต้องการจัดการ
3. กดปุ่ม กู้คืน — เอกสารจะกลับสู่สถานะเดิมก่อนถูกลบ
4. กดปุ่ม ลบถาวร — เอกสารจะถูกลบออกจากระบบทั้งหมด ไม่สามารถกู้คืนได้