1. เปิดเว็บเบราว์เซอร์ (Chrome, Firefox, Edge) แล้วพิมพ์ URL ของระบบที่องค์กรกำหนด เช่น https://docs.company.com
2. กรอก อีเมล หรือ ชื่อผู้ใช้ ที่ Admin สร้างให้ในช่องแรก
3. กรอก รหัสผ่าน — รหัสผ่านเริ่มต้นจะได้รับจาก Admin ควรเปลี่ยนทันทีหลัง Login ครั้งแรก
4. กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ" — หากข้อมูลถูกต้องจะเข้าสู่หน้า Dashboard อัตโนมัติ
5. หากเข้าไม่ได้ ให้ตรวจสอบ Caps Lock และตัวสะกด หรือแจ้ง Admin เพื่อรีเซ็ตรหัสผ่าน

กดที่ ชื่อผู้ใช้ มุมขวาบน แล้วเลือก "ออกจากระบบ" ทุกครั้งที่เลิกใช้งาน โดยเฉพาะบนคอมพิวเตอร์สาธารณะ

ระบบจะออกจากระบบอัตโนมัติเมื่อ Session หมดอายุ (กำหนดโดย Admin โดยทั่วไปคือ 60 นาที) หรือตรวจพบการเข้าถึงผิดปกติ

เอกสารทั้งหมด — จำนวนเอกสารที่อนุมัติแล้วทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงตามแผนกของคุณ ไม่นับเอกสารที่รออนุมัติหรือเป็นฉบับร่าง

รออนุมัติ — เอกสารที่อัปโหลดแล้วแต่ยังไม่ผ่านการอนุมัติจาก Manager ผู้ใช้ทั่วไปมองไม่เห็นเอกสารพวกนี้ในรายการหลัก

เดือนนี้ — จำนวนเอกสารที่อัปโหลดในเดือนปัจจุบัน ใช้ติดตามปริมาณงานของทีม

Storage — พื้นที่จัดเก็บที่ใช้ไปทั้งระบบ (ไม่ใช่เฉพาะของคุณ) Admin สามารถดูรายละเอียดและจัดการได้

ด้านล่าง Stat Cards จะมี กราฟ Donut แสดงสัดส่วนตามสถานะ, กราฟ Bar แนวโน้มรายเดือน และ ตารางเอกสารล่าสุด ที่คลิกชื่อไฟล์เพื่อเปิดดูได้ทันที

กดไอคอน มุมขวาบนเพื่อเปิดแผง Notification แจ้งเตือนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคุณ โดยไม่ต้องรีโหลดหน้า ตัวเลขสีแดงบนไอคอนแสดงจำนวนการแจ้งเตือนที่ยังไม่ได้อ่าน

กดที่การแจ้งเตือนแต่ละรายการเพื่อไปยังเอกสารหรือฟอร์มนั้นโดยตรง กดปุ่ม "อ่านทั้งหมด" เพื่อเคลียร์การแจ้งเตือนทั้งหมดพร้อมกัน

กดไอคอน มุมขวาบนเพื่อสลับระหว่าง Light Mode (สว่าง) และ Dark Mode (มืด) ระบบจะจำการตั้งค่านี้ไว้ตลอดแม้ปิดเบราว์เซอร์

ไอคอน ใช้สลับภาษาอินเทอร์เฟซระหว่าง ภาษาไทย และ English ชื่อเมนู ป้ายกำกับ และข้อความระบบจะเปลี่ยนตามภาษาที่เลือก (เนื้อหาเอกสารไม่เปลี่ยน)

หน้ารายการเอกสารมีตัวกรองหลายแบบที่ใช้งานร่วมกันได้พร้อมกัน:

• ค้นหาชื่อ พิมพ์ชื่อไฟล์หรือส่วนหนึ่งของชื่อ เช่น "สัญญา" จะแสดงไฟล์ที่มีคำนี้ทุกรายการ
• หมวดหมู่ กรองด้วยหมวดหมู่เอกสาร เช่น สัญญา, ใบสั่งซื้อ, นโยบาย ที่ Manager สร้างไว้
• แผนก กรองตามแผนก จะแสดงเฉพาะแผนกที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึง
• สถานะ กรองด้วยสถานะ: อนุมัติแล้ว รออนุมัติ ฉบับร่าง ปฏิเสธ

ตารางเอกสารสามารถเรียงลำดับได้โดยกดที่ หัวคอลัมน์ กดครั้งแรก = เรียงน้อยไปมาก กดครั้งที่สอง = มากไปน้อย กดครั้งที่สาม = คืนค่าเดิม คอลัมน์ที่รองรับการเรียง:

ด้านล่างตารางมี Pagination แสดงจำนวนหน้า โดยค่าเริ่มต้นแสดง 20 รายการต่อหน้า สามารถเลือกแสดง 20 / 50 / 100 รายการต่อหน้าได้จาก Dropdown มุมล่างขวา

นอกจากหมวดหมู่และแผนก ยังสามารถกรองด้วย Tags ที่ Manager ติดไว้กับเอกสาร เช่น "2567", "สัญญาประจำปี", "กฎหมาย" ช่วยค้นหาข้ามหมวดหมู่ได้อย่างยืดหยุ่น Tags สามารถใช้หลายแท็กพร้อมกันเพื่อจำกัดผลให้แม่นยำขึ้น

1. คลิกเมนู "ค้นหา" ในแถบซ้าย หรือใช้ช่องค้นหาในหน้ารายการเอกสาร
2. พิมพ์คำค้นหา เช่น ชื่อไฟล์ ชื่อคู่สัญญา หมายเลขใบสั่งซื้อ หรือข้อความที่อยู่ในเอกสาร
3. กดปุ่ม "ค้นหา" หรือกด Enter ระบบจะค้นทั้งชื่อไฟล์และเนื้อหาภายใน
4. ใช้ตัวกรองเพิ่มเติม (หมวดหมู่ / แผนก / สถานะ) เพื่อจำกัดผลลัพธ์ให้แม่นยำขึ้น
5. คลิกที่ชื่อไฟล์ในผลลัพธ์เพื่อดูรายละเอียด หรือกดปุ่ม เพื่อ Preview

กดปุ่ม Preview เพื่อเปิดเอกสารในหน้าต่าง Viewer ภายในระบบ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์มาเครื่อง

Viewer รองรับ PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx) และรูปภาพ สามารถซูมเข้า-ออก เลื่อนหน้า และค้นหาข้อความได้ในตัว Viewer ข้อดีคือ ไม่มี Watermark และไม่บันทึกไฟล์บนเครื่อง เหมาะสำหรับตรวจสอบเนื้อหาก่อนตัดสินใจดาวน์โหลด

กดปุ่ม ดาวน์โหลด — ระบบจะสร้าง Watermark ทับบน PDF ในทันทีก่อนส่งไฟล์มาให้

ข้อมูลที่ปรากฏบน Watermark:

• ชื่อผู้ดาวน์โหลด — ชื่อบัญชีที่ Login อยู่
• IP Address — IP ของเครื่องที่ใช้ในขณะดาวน์โหลด
• วันเวลา — วัน เดือน ปี และเวลาที่แน่นอน

Watermark ทุกครั้งที่ดาวน์โหลดจะมีข้อมูลต่างกัน และถูกบันทึกใน Audit Log โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครดาวน์โหลดเมื่อไหร่

กดปุ่ม "เวอร์ชัน" เพื่อดูประวัติไฟล์ทุกเวอร์ชันที่เคยอัปโหลด ระบบเก็บทุกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปโหลดไฟล์ใหม่ทับ สามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันเก่าได้ทุกเวอร์ชัน

1. คลิกเมนู "แบบฟอร์ม" ในแถบซ้าย จะเห็นรายการแบบฟอร์มที่มีในระบบ
2. เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการ กดปุ่ม "กรอกแบบฟอร์ม"
3. กรอกข้อมูลในส่วน "ข้อมูลผู้ส่ง" ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล และอีเมล (ถ้ามี)
4. กรอกข้อมูลในส่วน "ข้อมูลแบบฟอร์ม" ตามฟิลด์ที่กำหนด ช่องที่มี * สีแดงต้องกรอก
5. กดปุ่ม "ส่งแบบฟอร์ม" — ระบบจะยืนยันการส่งทันที และข้อมูลจะส่งไปถึง Manager ของแบบฟอร์มนั้น

บางแบบฟอร์มสามารถกรอกได้ผ่านลิงก์ที่ Manager แชร์ให้ โดยไม่ต้อง Login เข้าระบบ เช่น ฟอร์มลงทะเบียน หรือแบบสอบถามภายนอก

มีสามระดับการเข้าถึงลิงก์:

• สาธารณะ — เปิดลิงก์แล้วกรอกได้เลย ไม่ต้องรหัสหรือ Login
• ต้องรหัสผ่าน — ต้องป้อนรหัสผ่านที่ Manager ตั้งไว้ก่อน
• ต้อง Login — ต้องมีบัญชีในระบบและเข้าสู่ระบบก่อนกรอก

หลังกด "ส่งแบบฟอร์ม" สำเร็จ ระบบจะแสดงหน้ายืนยัน พร้อมหมายเลขอ้างอิง Submission สำหรับติดตาม ข้อมูลที่กรอกจะส่งตรงถึง Manager ของฟอร์มนั้นทันที

หากต้องการดูฟอร์มที่เคยกรอกไว้ กดเมนู "แบบฟอร์ม" แล้วเลือกแท็บ "ประวัติการส่ง" จะเห็นรายการทุก Submission ที่คุณเคยส่งพร้อมวันเวลา สามารถเปิดดูสำเนาข้อมูลที่กรอกไว้ได้

1. กดที่ ชื่อของคุณ (User Pill) มุมขวาบน แล้วเลือก "โปรไฟล์" หรือ "ตั้งค่าบัญชี"
2. สามารถแก้ไข ชื่อที่แสดง และ อีเมล สำหรับการติดต่อ
3. อัปโหลด รูปโปรไฟล์ — รองรับ .jpg และ .png ขนาดสูงสุด 2 MB รูปจะแสดงแทน Avatar อักษรย่อ
4. กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

1. ในหน้าตั้งค่าบัญชี กดแท็บ "รหัสผ่าน"
2. กรอก รหัสผ่านปัจจุบัน เพื่อยืนยันตัวตน
3. กรอก รหัสผ่านใหม่ และ ยืนยันรหัสผ่านใหม่ — ต้องตรงกันและผ่านนโยบายของ Admin เช่น ความยาว ≥ 8 ตัว มีตัวเลข เป็นต้น
4. กด "เปลี่ยนรหัสผ่าน" — Session ที่เข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์อื่นทั้งหมดจะ Logout อัตโนมัติ